Jak firma Glüpker Blechtechnologie GmbH zreorganizowała swoje zarządzanie placem manewrowym dzięki CargoCall
Do 100 ciężarówek dziennie. Obsługa między godziną 5:30 a 18:00. To, co brzmi jak logistyczna rutyna, przez długi czas w firmie Glüpker było przede wszystkim jednym: improwizacją.
Dziś prosty system zarządzania placem manewrowym CargoCall steruje całym ruchem – w tym rejestracją ciężarówek przez smartfon, rozpoznawaniem tablic rejestracyjnych, sterowaniem szlabanem i pełną dokumentacją. Różnica jest wyraźnie odczuwalna.
80-100 ciężarówek dziennie – ale bez uregulowanego przebiegu
W lokalizacji w Neuenhaus firma Glüpker Blechtechnologie GmbH codziennie zarządza znacznym natężeniem ruchu towarowego. Do 100 pojazdów dostarczających i odbierających towar przejeżdża przez teren zakładu – dostarczają surowce, odbierają gotowe produkty i utrzymują łańcuchy dostaw w ruchu.
Uporządkowany proces załadunku i rozładunku należy do podstawowej działalności. Jednak przez długi czas brakowało ustrukturyzowanej koordynacji ciężarówek, która umożliwiałaby planowanie i przejrzystość ruchu przy bramie zakładu.
„Wszystkie ciężarówki po prostu wjeżdżały na teren zakładu” – wspominają Marcel Schrader i Frank Evers, którzy nadzorowali projekt zarządzania placem po stronie klienta. „Nie mieliśmy żadnej koordynacji, żadnej kolejności, żadnego systemu”.
Konsekwencje były typowe dla rozwijających się struktur: ciągłe manewrowanie, okazjonalne uszkodzenia pojazdów i towarów, zablokowane wjazdy. Kierowcy przychodzili grupowo do biura i, co zrozumiałe, chcieli być obsłużeni natychmiast. Gdy pojazdy z ustalonymi godzinami załadunku nie mogły być obsłużone zgodnie z przewidzianą kolejnością, cały plac musiał być reorganizowany.
„W stresujące dni panował po prostu chaos” – mówi Schrader. „W pewnym momencie wszyscy byli już zirytowani – pracownicy, kierowcy, klienci”.
Najpóźniej wtedy stało się jasne: zarządzanie placem wymaga niezawodnej struktury.
Dlaczego klasyczne rozwiązania nie przekonały – a CargoCall tak
Impuls do zmiany pochodził z samej firmy. Odczuwano potrzebę i postawiono sobie kluczowe pytanie: Jak zorganizować przyjęcie i wydanie towarów tak, aby ruch na terenie zakładu był przewidywalny – z rozwiązaniem, które można łatwo wdrożyć, które pozostaje zrozumiałe w codziennym użytkowaniu i jest akceptowane przez wszystkich zainteresowanych?
Poszukiwania doprowadziły początkowo do klasycznych rozwiązań, takich jak systemy pagerów lub terminale samoobsługowe. Jednak wiele z nich wydawało się albo technicznie przestarzałych, zbyt drogich lub mało praktycznych w codziennym użytkowaniu.
Koncepcja CargoCall przekonała natomiast szybko: przeglądarkowy, przyjazny dla użytkownika system zarządzania placem manewrowym, za pomocą którego kierowcy ciężarówek mogą wygodnie zarejestrować się po przyjeździe bezpośrednio z kabiny pojazdu – bez aplikacji, bez instalacji. Cyfrowe zarządzanie ruchem ciężarówek, które strukturyzuje procesy, zamiast tworzyć nowe bariery. I model bez długoterminowych zobowiązań umownych czy wysokich kosztów wejścia.
Pojawiła się również kolejna zaleta: Glüpker dołączył we wczesnej fazie rozwoju firmy. Funkcje były rozwijane wspólnie, wymagania z praktyki wpływały bezpośrednio do systemu.
„Lekki, zautomatyzowany, o niskim ryzyku – mogliśmy po prostu zacząć. I mieliśmy wpływ na jego kształt” – podsumowuje Schrader.
Wdrożenie: wyzwaniem nie była technologia
Wdrożenie CargoCall przebiegało świadomie etapami. Początkowo bez szlabanu czy dodatkowego sprzętu, później uzupełnione o inteligentne sterowanie szlabanem, system kamer do rozpoznawania tablic rejestracyjnych oraz jasno zdefiniowane strefy oczekiwania. Równolegle powstały miejsca parkingowe, poczekalnia z zapleczem sanitarnym i jednoznaczne oznakowanie.
Zaskakująco pracochłonne było nie wdrożenie technologii – ale wszystko wokół niej.
„Zauważyliśmy, że wyzwaniem nie jest system, lecz nasza własna organizacja” – wspomina Schrader. Gdzie czekają kierowcy? Jak przebiega rejestracja? Jakie informacje trafiają do dostawców? I co się dzieje, gdy kierowca nie ma smartfona lub połączenia z Internetem?
Rozwiązanie było pragmatyczne: duży czerwony znak Check-In z informacją o rejestracji, dedykowane miejsce parkingowe dla ciężarówek i terminal z powiadomieniem SMS. W ten sposób również kierowcy bez smartfona lub danych mobilnych są bez problemu włączeni.
Współpraca z CargoCall od początku przebiegała bezproblemowo, mówi Schrader: „Obawy, problemy, zapytania – reakcja jest zawsze szybka. CargoCall jest zawsze otwarte na wymagania płynące z praktyki”.
Cyfrowy portier w codziennym użytkowaniu: zarejestruj się, uzyskaj zgodę, wjedź
Dziś przebieg jest jasno ustrukturyzowany: ciężarówka rejestruje się po przyjeździe przez własny smartfon w swoim języku. Biuro logistyki jest informowane w czasie rzeczywistym i widzi na pulpicie, które pojazdy stoją na parkingu i jakie zlecenia za nimi stoją. Pojazdy są dysponowane cyfrowo, przyjęcie i wydanie towarów można sterować w sposób ukierunkowany.
Gdy wszystko się zgadza, następuje zwolnienie i szlaban otwiera się przez rozpoznawanie tablic rejestracyjnych. Wjazdy i wyjazdy są automatycznie dokumentowane. System funkcjonuje jako cyfrowy portier – bez dodatkowego nakładu personalnego.
„Szczególnie wartościowe są analizy” – twierdzi Schrader. Znaczniki czasu dokumentują z dokładnością co do minuty, kiedy pojazd przyjechał, został dopuszczony i odprawiony. Jeśli klient twierdzi, że jego kierowca czekał w nieskończoność, można to teraz udowodnić – lub temu zaprzeczyć. Rzeczywisty czas obsługi stał się bardziej przejrzysty. I właśnie ta przejrzystość zapewnia spokój w całym procesie.
Dostawcy paczek mają specjalne zezwolenia. Pracownicy i kierownictwo mogą wjechać w każdej chwili dzięki rozpoznawaniu tablic rejestracyjnych opartemu na regułach. System jest elastyczny i rośnie wraz z wymaganiami – wiele funkcji jest dostępnych, które Glüpker perspektywicznie będzie jeszcze intensywniej wykorzystywać.
Więcej komfortu dla kierowców – więcej spokoju dla zespołu
Również akceptacja wśród kierowców ciężarówek jest wysoka.
Wielu docenia praktyczną stronę: przy deszczu lub śniegu nikt nie musi już wysiadać i iść do biura. Zwolnienie następuje bezpośrednio na smartfon. Bez aplikacji, bez pobierania – po prostu zarejestruj się, otrzymaj informację o zwolnieniu i drodze dojazdowej, wjedź. Kto nie ma smartfona lub pakietu danych, korzysta z terminala na miejscu i jest powiadamiany przez SMS. Nikt nie jest wykluczony.
Wewnątrz firmy zmiana jest jeszcze bardziej odczuwalna: mniej gorączkowego biegania, mniej stresu przy manewrowaniu, mniej uszkodzeń. „Po prostu zrobiło się spokojniej” – mówi Evers. „I rzadziej dochodzi do stłuczek”.
Uporządkowany plac, przewidywalne procesy – z perspektywą na kolejny etap
Zmierzone wyniki i klasyczne wskaźniki KPI nie zostały wprawdzie zebrane w firmie Glüpker. Mimo to rezultat jest jednoznacznie odczuwalny i widoczny. Przepływ ruchu jest uporządkowany, koordynacja ciężarówek przebiega w sposób przewidywalny, teren jest bezpieczniejszy. Procesy zazębiają się.
I rozwój trwa dalej: celem jest średnia obsługa pojazdów w ciągu 60 minut. Perspektywicznie mają być wykorzystywane rezerwacje okien czasowych, aby dostawcy mogli wcześniej zarezerwować stałe sloty. Dzięki temu sterowanie ruchem stanie się jeszcze precyzyjniejsze.
„Wspólnie z CargoCall pracujemy nad dalszym rozwojem” – mówi Evers. „Dzięki temu u nas stale rośnie efektywność”.
Podsumowanie: zarządzanie placem manewrowym bez bariery wejścia
„Z perspektywy czasu początkowy sceptycyzm był nieuzasadniony” – uważa Schrader. „Na start nie potrzeba było dużych inwestycji. Oprogramowanie nie wymaga skomplikowanych umów ani czasochłonnego projektu IT. Można po prostu zacząć i samemu przekonać się, że to działa”.
Również oczywista obawa, że kierowcy zajmą sloty, nie będąc jeszcze na miejscu, jest rozwiązana technicznie: czas między zwolnieniem a wjazdem można ograniczyć. System myśli z wyprzedzeniem.
W firmie Glüpker wdrożenie przebiegało równolegle z bieżącą działalnością – bez wrażenia, że to projekt. To, co pozostało: uporządkowana obsługa, spokojniejsze procesy i system, który rósł wraz z firmą.
„Jestem fanem CargoCall” – mówi Marcel Schrader (na zdjęciu po prawej). „Dla nas to idealne rozwiązanie”.