Hoe Glüpker Blechtechnologie GmbH haar Yard Management met CargoCall opnieuw heeft georganiseerd
Tot 100 vrachtwagens per dag. Afhandeling tussen 5:30 en 18:00 uur. Wat klinkt als logistieke routine, was bij Glüpker lange tijd vooral één ding: improvisatie.
Vandaag stuurt het slanke Yard Management System CargoCall de gehele toevoer – inclusief vrachtwagenaanmelding via smartphone, kentekenherkenning, slagboomsturing en volledige documentatie. Het verschil is duidelijk merkbaar.
80-100 vrachtwagens per dag – maar geen geregeld verloop
Op de vestiging Neuenhaus stuurt Glüpker Blechtechnologie GmbH dagelijks een aanzienlijk volume aan goederenbewegingen. Tot 100 aanleverende en afhalende voertuigen rijden over het fabrieksterrein – zij leveren grondstoffen, halen afgewerkte producten op en houden zo de toeleveringsketens in beweging.
Een geordend laad- en losproces behoort tot de kernactiviteiten. Toch ontbrak lange tijd een gestructureerde vrachtwagcoördinatie die de toevoer bij de fabriekspoort planbaar en transparant stuurt.
„Alle vrachtwagens reden gewoon het terrein op”, herinneren Marcel Schrader en Frank Evers zich, die het project Yard Management aan de kant van de klant hebben begeleid. „We hadden geen coördinatie, geen volgorde, geen systeem.”
De gevolgen waren typisch voor gegroeide structuren: permanent manoeuvreren, incidentele beschadigingen aan voertuigen en goederen, geblokkeerde toegangen. Chauffeurs kwamen gezamenlijk naar het kantoor en wilden begrijpelijkerwijs direct worden afgehandeld. Wanneer voertuigen met vaste laadtijden niet volgens de voorgenomen volgorde konden worden afgehandeld, moest het gehele terrein worden gereorganiseerd.
“Op drukke dagen was het gewoon chaos”, zegt Schrader. “En op een gegeven moment was iedereen geïrriteerd – medewerkers, chauffeurs, klanten.”
Uiterlijk toen was duidelijk: het hofmanagement heeft een betrouwbare structuur nodig.
Waarom klassieke oplossingen niet overtuigden – en CargoCall dat wel deed
De impuls tot verandering kwam uit het bedrijf zelf. Men voelde de behoefte en stelde zich een centrale vraag: Hoe organiseren wij onze goederenontvangst en -verzending zodanig dat het verkeer op het fabrieksterrein planbaar wordt – met een oplossing die zich eenvoudig laat implementeren, in de dagelijkse praktijk begrijpelijk blijft en door alle betrokkenen wordt geaccepteerd?
Het onderzoek leidde aanvankelijk naar klassieke oplossingen zoals pagersystemen of zelfbedieningsterminals. Maar veel leek ofwel technisch achterhaald, te duur of in de dagelijkse praktijk weinig praktisch.
Het concept van CargoCall overtuigde daarentegen snel: een browsergebaseerd, gebruiksvriendelijk Yard Management System, waarmee vrachtwagenchauffeurs zich bij aankomst gemakkelijk direct vanuit de cabine kunnen aanmelden – zonder app, zonder installatie. Een digitale vrachtwagen-toevoersturing die processen structureert in plaats van nieuwe drempels op te werpen. En een model zonder lange contractbinding of hoge instapkosten.
Daar kwam nog een voordeel bij: Glüpker stapte in tijdens een vroege ontwikkelingsfase van het bedrijf. Functionaliteiten werden gezamenlijk doorontwikkeld, eisen uit de praktijk vloeiden direct in het systeem.
“Slank, geautomatiseerd, weinig risico – we konden gewoon starten. En we konden meedenken”, vat Schrader samen.
Invoering: niet de techniek was de uitdaging
De invoering van CargoCall verliep bewust stapsgewijs. Aanvankelijk zonder slagboom of aanvullende hardware, later aangevuld met een intelligente slagboomsturing, een camerasysteem voor kentekenherkenning en duidelijk gedefinieerde wachtzones. Parallel ontstonden parkeerplaatsen, een wachtruimte met sanitaire voorzieningen en een eenduidige bewegwijzering.
Verrassend arbeidsintensief was niet de invoering van de techniek – maar de randvoorwaarden.
“We merkten dat niet het systeem de uitdaging is, maar onze eigen organisatie”, herinnert Schrader zich. Waar wachten chauffeurs? Hoe verloopt de aanmelding? Welke informatie gaat naar de leveranciers? En wat gebeurt er wanneer een chauffeur geen smartphone of geen internetverbinding heeft?
De oplossing was pragmatisch: een groot rood check-in-bord met verwijzing naar de aanmelding, een speciale vrachtwagenparkeerplaats en een terminal met sms-notificatie. Zo worden ook chauffeurs zonder smartphone of mobiele data probleemloos betrokken.
De samenwerking met CargoCall verliep vanaf het begin ongecompliceerd, zegt Schrader: “Zorgen, problemen, vragen – er wordt altijd snel gereageerd. CargoCall staat altijd open voor eisen uit de praktijk.”
Digitale portier in de dagelijkse praktijk: aanmelden, vrijgeven, oprijden
Vandaag is het verloop duidelijk gestructureerd: een vrachtwagen meldt zich bij aankomst via de eigen smartphone in zijn taal aan. Het logistieke kantoor wordt in realtime geïnformeerd en ziet in het dashboard welke voertuigen op de parkeerplaats staan en welke opdrachten daarachter zitten. Voertuigen worden digitaal gedisponeerd, goederenontvangst en -verzending laten zich gericht sturen.
Wanneer alles klopt, volgt de vrijgave en opent de slagboom zich via kentekenherkenning. In- en uitritten worden automatisch gedocumenteerd. Het systeem fungeert als digitale portier – zonder extra personeelsinzet.
“Bijzonder waardevol zijn de analyses”, aldus Schrader. Tijdstempels documenteren op de minuut nauwkeurig wanneer een voertuig is aangekomen, vrijgegeven en afgehandeld. Beweert een klant dat zijn chauffeur eeuwig heeft gewacht, dan is dat nu te bewijzen – of te weerleggen. De werkelijke afhandelingstijd is transparanter geworden. En juist deze transparantie zorgt voor rust in het proces.
Pakketbezorgers hebben speciale vrijgaven. Medewerkers en directie kunnen dankzij regelgebaseerde kentekenherkenning te allen tijde oprijden. Het systeem is flexibel en groeit mee met de eisen – veel functionaliteiten staan klaar die Glüpker perspectivisch nog sterker zal benutten.
Meer comfort voor chauffeurs – meer rust voor het team
En ook de acceptatie bij de vrachtwagenchauffeurs is hoog.
Velen waarderen de praktische kant: bij regen of sneeuw hoeft niemand meer uit te stappen en naar het kantoor te lopen. De vrijgave gebeurt direct op de smartphone. Geen app, geen download – gewoon aanmelden, geïnformeerd worden over vrijgave en toegangsweg, oprijden. Wie geen smartphone of geen datavolume heeft, gebruikt de terminal ter plaatse en wordt per sms geïnformeerd. Niemand wordt uitgesloten.
Intern is de verandering nog duidelijker merkbaar: minder hectisch heen en weer lopen, minder manoeuveerstress, minder beschadigingen. “Het is gewoon rustiger geworden”, zegt Evers. “En het rammelt niet meer zo vaak.”
Gestructureerd terrein, planbare processen – met het oog op de volgende fase
Gemeten resultaten en klassieke KPI’s werden bij Glüpker weliswaar niet verzameld. Toch is het resultaat duidelijk voelbaar en zichtbaar. De verkeersflow is gestructureerd, de vrachtwagcoördinatie verloopt planbaar, het terrein is veiliger. Processen grijpen in elkaar.
En de ontwikkeling gaat verder: doel is een gemiddelde afhandeling van de voertuigen binnen 60 minuten. Perspectivisch zullen tijdvensterboekingen worden ingezet, zodat leveranciers vaste slots vooraf kunnen reserveren. Daarmee wordt de toevoersturing nog nauwkeuriger.
“We zijn daar samen met CargoCall in de doorontwikkeling”, zegt Evers. “Daarmee wordt het bij ons continu efficiënter.”
Conclusie: Yard Management zonder instapdrempel
“Achteraf bezien was de aanvankelijke scepsis ongegrond”, aldus Schrader. “Voor de start was geen grote investering nodig. De software vereist geen ingewikkelde contractbinding of arbeidsintensief IT-project. Men kan gewoon beginnen en zelf constateren dat het werkt.”
Ook de voor de hand liggende zorg dat chauffeurs slots bezetten zonder reeds ter plaatse te zijn, is technisch opgelost: de tijd tussen vrijgave en oprijden laat zich begrenzen. Het systeem denkt mee.
Bij Glüpker verliep de invoering naast de dagelijkse bedrijfsvoering – zonder dat het als een project aanvoelde. Wat is gebleven: een gestructureerde afhandeling, rustigere processen en een systeem dat met het bedrijf is meegegroeid.
“Ik ben fan van CargoCall”, zegt Marcel Schrader (op de foto rechts). “Het is voor ons precies het juiste.”